Registro de jornada laboral en España: guía completa 2026 (Real Decreto-ley 8/2019)

Desde mayo de 2019 todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada diaria de cada trabajador. Lo que parecía una medida transitoria se ha consolidado como uno de los focos preferentes de la Inspección de Trabajo. Aun así, muchas pymes siguen llevando el registro en Excel —o directamente no lo llevan— y se exponen a una infracción grave, con multas de 751 € a 7.500 € (arts. 7.5 y 40.1.b de la LISOS).

Esta guía resume, en lenguaje claro, qué dice la norma, cómo cumplirla y dónde están las trampas más habituales.

A quién aplica el registro de jornada

El Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La obligación afecta a:

• Todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector.
• Todos los trabajadores por cuenta ajena, incluidos los que tienen jornada a tiempo parcial, contrato indefinido o temporal, presencial o en teletrabajo.
• También el personal con jornada flexible o sin horario fijo, siempre que sea por cuenta ajena.

Quedan fuera del registro diario los trabajadores con relación laboral especial de alta dirección, los socios trabajadores de cooperativas (con su propio régimen) y los autónomos.

Qué obligaciones concretas tiene el empresario

La norma exige tres cosas que en la práctica se suelen confundir:

1. Registro diario: cada día de trabajo debe quedar reflejada la hora de inicio y la hora de fin de la jornada. No vale anotar solo el total de horas semanales.
2. Conservación durante 4 años: los registros deben mantenerse disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo durante un mínimo de cuatro años.
3. Accesibilidad: cualquier inspección puede solicitarlos in situ o por requerimiento, y deben aportarse en un plazo corto.

Adicionalmente, la negociación colectiva o un acuerdo de empresa pueden concretar cómo se organiza el registro: el sistema de fichaje, cómo se anotan las pausas, etc. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia introdujo además la obligación de registrar también la jornada del personal en teletrabajo con el mismo rigor.

Cómo se puede llevar el registro: papel, Excel o software

La norma es deliberadamente neutra sobre el formato. Lo importante es que sea fiable, accesible y verificable. Veamos qué pasa con cada opción.

Registro en papel

Es legal, pero arriesgado. Se pierde, se rompe, se manipula y exige a alguien custodiar la documentación durante cuatro años. En una inspección, presentar libretas mal cumplimentadas es la vía rápida a una sanción por registro deficiente.

Registro en Excel

Sigue siendo común en pymes pequeñas. Es gratuito y conocido por todos, pero:

• No deja trazabilidad de cambios: cualquiera puede modificar horas a posteriori.
• No respalda nada: si se borra la hoja, no hay copia.
• Vulnera la presunción de fiabilidad si la Inspección lo cuestiona.
• En cuanto la plantilla crece, se vuelve difícil de mantener.

Software de control horario

Es la forma más cómoda de que el registro sea fiable, accesible y verificable. Un buen software:

• Guarda cada fichaje con su hora y deja rastro de cualquier corrección.
• Permite al trabajador y a su representación consultar la jornada registrada.
• Exporta el registro en formatos que la Inspección pueda revisar.
• Integra geolocalización y turnos.

En Gestihum, el registro de jornada está incluido en todos los packs; si prefieres contratar módulos sueltos, va en el módulo de Control Horario.

Sanciones por incumplir

No llevar el registro de jornada, o incumplir las normas de jornada y horas extra, es una infracción grave según el art. 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000). La multa va de 751 € a 7.500 € según su gravedad (art. 40.1.b LISOS):

Grado	Cuantía mínima	Cuantía máxima
Mínimo	751 €	1.500 €
Medio	1.501 €	3.750 €
Máximo	3.751 €	7.500 €

Si además aparecen horas extra no declaradas, la Inspección puede exigir la regularización de las cotizaciones ante la Tesorería General de la Seguridad Social.

Lo que viene: el nuevo Real Decreto de registro horario digital

El Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto que desarrolla el registro de jornada y lo hace obligatoriamente digital. Su borrador se sometió a información pública en octubre de 2025 y, en marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable, así que el texto definitivo cambiará. A día de hoy no está aprobado ni publicado en el BOE, por lo que no tiene fecha de entrada en vigor. Explicamos qué pide el borrador y en qué punto está Gestihum en nuestra página de normativa de control horario.

Casos especiales que conviene tener claros

Teletrabajo

La Ley 10/2021 deja claro que el deber de registrar la jornada también aplica a quien trabaja desde casa. El sistema debe respetar el derecho a la desconexión digital y no convertirse en una herramienta de vigilancia continua. En la práctica: el trabajador ficha al inicio y al final, no se monitoriza el teclado.

Jornada flexible

Si el convenio o el contrato permiten flexibilidad horaria, hay que registrarla igualmente. La jornada efectiva real es lo que se reporta, no la teórica.

Horas extras

Las horas que excedan la jornada ordinaria deben identificarse claramente en el registro y cotizarse aparte. Tener el registro al día es la única forma de probar (o desmentir) que ha habido exceso.

Personal de alta dirección y autónomos

No están sujetos al registro, pero conviene documentarlo en su contrato para evitar dudas en inspección.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacerlo si solo tengo dos empleados? Sí. La obligación es por trabajador, no por tamaño de empresa.

¿Sirve el fichaje con huella o reconocimiento facial? Con mucha cautela. La AEPD, en su guía sobre control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023), considera que, en general, este tratamiento no tiene base legal suficiente. Por eso en Gestihum la biometría facial está desactivada para empresas en España: el fichaje se comprueba con la ubicación y la zona del centro de trabajo.

¿Puedo registrar la jornada por WhatsApp? Técnicamente es válido si queda constancia, pero es muy mala idea: no garantiza inmutabilidad ni conservación, y WhatsApp es problemático en términos de RGPD.

¿Qué pasa si mi trabajador no ficha? La responsabilidad del registro es del empresario. Debes tener un protocolo claro y, si el trabajador se niega sistemáticamente, documentarlo.

¿La Inspección puede pedírmelo sin previo aviso? Sí. Y de hecho lo hace. Debes poder aportar los registros del último período en cuestión de minutos.

Cómo te ayuda Gestihum

Gestihum te ayuda a llevar el registro de jornada como pide la ley:

• Fichaje desde el móvil o el navegador, también sin cobertura: se envía al recuperarla.
• Zona de fichaje por centro de trabajo, con aviso si alguien ficha fuera.
• Correcciones con motivo que no se pueden borrar, y conformidad del trabajador ante cada cambio.
• Exportación en PDF, Excel y CSV y enlace de consulta para la Inspección.
• Acceso del trabajador y de su representación a los registros.
• Datos alojados en la Unión Europea (París). Algunos proveedores son empresas de EE. UU. y se rigen por cláusulas contractuales tipo; la lista completa está en nuestra Política de privacidad.

Si todavía llevas el registro en Excel, es buen momento para probar Gestihum 7 días gratis. Te ahorrarás muchos quebraderos de cabeza el día que llame la Inspección.